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SISTEMAS DE ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

  • Aplicar las técnicas de archivo convencional e informático, utilizando los sistemas de clasificación, codificación y almacenamiento apropiados a la información y documentación que se gestiona.
  • Analizar procedimientos de gestión documental tipo, determinando los elementos intervinientes, garantizando la trazabilidad, vigencia y unicidad de los mismos, utilizando sistemas de representación de flujos, a través de aplicaciones informáticas de gestión documental.
  • Valorar, entre los sistemas de clasificación y ordenación de archivos, los más apropiados para los distintos documentos de gestión, considerando ventajas e inconvenientes de los nuevos soportes electrónicos para la optimización de la información y documentación.
  • Identificar las características propias de los diferentes sistemas de archivo y registro de la información y documentación en la empresa, para su posterior diseño.
  • Establecer criterios y plazos de transferencia entre los distintos archivos necesarios para almacenar la información y documentación, de acuerdo con los requisitos establecidos por la empresa, cumpliendo con la legislación vigente.
  • Mantener actualizado el manual de archivo, enumerando claramente las normas a seguir en cuanto a criterios de clasificación y alfabetización, procedimientos de solicitud y préstamo de la información, restricciones de acceso y plazos de conservación o destrucción, de acuerdo con las directrices y procedimientos establecidos por la organización.
  • Organizar los archivos de gestión en soporte papel, clasificando los documentos en función de su contenido, e identificando su frecuencia de uso y los criterios establecidos en el manual de archivo.
  • Actualizar los archivos de gestión en soporte papel, incorporando nuevas informaciones o documentos que optimicen su uso.
  • Organizar los archivos informáticos, utilizando estructuras de árbol de forma homogénea y dinámica, así como nombres significativos y sistemas de clasificación adecuados a su contenido.
  • Generar el índice de archivo, utilizando la herramienta informática idónea para el caso, o la que estipule la normativa interna.
  • Identificar el sistema operativo idóneo para los trabajos a desarrollar en los diferentes puestos de trabajo de la organización.
  • Distinguir entre los diferentes tipos de documentos que se generan al utilizar los distintos programas instalados.
  • Gestionar de forma adecuada los problemas que se generan al utilizar los diferentes programas informáticos.
  • Analizar procedimientos de gestión documental tipo, determinando los elementos intervinientes. a través de las aplicaciones informáticas de gestión documental. Realizar un adecuado diseño del sistema de clasificación y gestión de la documentación.

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